La note de frais est un document utilisé par un employé pour se faire rembourser les dépenses professionnelles qu’il a engagées dans le cadre de son activité professionnelle, qu’il s’agisse de frais de déplacement, de repas, d’hébergement, de communication ou encore d’achat de fournitures de bureau. Une bonne gestion des notes de frais est essentielle pour une tenue irréprochable de la comptabilité de l’entreprise. Ces dernières obéissent ainsi à des règles strictes. Comment faire une note de frais ? Découvrez ici la réponse en 4 étapes simples.
Transmettre un modèle de note de frais aux salariés
Une bonne gestion des notes de frais commence par l’établissement d’un modèle de note de frais. Toutes les informations requises comme le nom du salarié, le montant de la dépense, sa nature et la date où elle a été engagée y figureront. Un modèle standard bien conçu est facile à utiliser pour les employés et permet d’assurer la conformité aux règles relatives aux notes de frais. Vous pouvez utiliser un modèle de note de frais gratuit qui pourra demeurer dématérialisé ou prendre la forme d’un document papier.
Vérifier le contenu de la note de frais et les justificatifs associés
Une fois transmise au service de la comptabilité de l’entreprise, la note de frais est soumise à une vérification. Non seulement elle doit respecter la politique de dépense de l’entreprise, mais elle doit aussi être conforme aux limites d’indemnisations de l’URSSAF.
Bien entendu, cela implique qu’une telle politique de dépense doit avoir été établie. Celle-ci définit clairement les critères d’éligibilité à un remboursement. Une politique de dépense est essentielle pour éviter les abus. Par exemple, les dépenses doivent demeurer en dessous d’un certain montant et avoir été engagées pour répondre à des besoins professionnels. La politique de dépense peut également fixer une date limite de soumission des notes de frais pour faciliter leur gestion.
L’importance d’une vérification soignée
Une note de frais valide doit comporter des justificatifs pour chaque dépense. Ceux-ci prennent plusieurs formes, mais doivent rester pertinents. Toutes les dépenses doivent être documentées de manière irréprochable. Une vérification minutieuse du contenu des notes de frais permet à l’entreprise de contrôler ses dépenses au mieux et de renforcer la confiance de ses employés en préservant l’intégrité du processus de remboursement.
Procéder au remboursement de la note de frais
Après avoir été vérifiée, la note de frais est enregistrée dans les systèmes d’information de l’entreprise, et le service comptable peut enfin procéder au remboursement du salarié. Le remboursement apparaît sur le bulletin de paie, même si l’entreprise peut aussi choisir de le réaliser à un autre moment, à date fixe.
Le remboursement peut être effectué selon la méthode des frais réels ou selon celle des frais forfaitaires. Pour un remboursement au réel, le salarié se voit rembourser le montant exact des dépenses qu’il a engagées. Pour un remboursement au forfait, le salarié reçoit un montant fixe préétabli par catégorie de dépense.
Récupérer la TVA
Il est possible de déduire la TVA sur les notes de frais pour certaines dépenses et sous certaines conditions. Les catégories de dépenses concernées sont les frais de repas, les frais de déplacement ou encore les cadeaux (pour un montant inférieur à 69 euros TTC). Pour qu’une déduction soit possible, la TVA doit être exigible chez le fournisseur, et la dépense doit avoir été engagée dans l’intérêt de l’entreprise exclusivement. Elle doit par ailleurs être justifiée par une facture originale figurant l’identification complète de l’entreprise. Les dépenses relatives à l’hébergement ne permettent pas de récupérer la TVA, à moins qu’elles concernent un client ou le personnel de gardiennage ou de sécurité de l’entreprise.
